Conduire et animer des réunions efficaces

Dans le monde professionnel actuel de plus en plus complexe, les réunions sont devenues un élément indispensable de la gestion et de la collaboration en entreprise. 74% des individus estiment qu'elles facilitent la prise de décision et permettent de trouver des solutions efficaces. Elles sont aussi considérées comme des occasions propices au réseautage.

Cependant, ces réunions sont souvent entachées par des pratiques inefficaces, telles que des retards récurrents, un manque de planification, des dérives hors-sujet ou encore des présentations ennuyeuses. Près de la moitié des réunions souffrent d'un manque de préparation, tandis que 69% des individus estiment participer à beaucoup trop de réunions, ce qui entraîne une perception négative et un sentiment de perte de temps. Pour contrer cette tendance, les managers doivent réévaluer leurs méthodes de réunion. Quoi ? Il y a une méthode ?

Cet article explore les trois grands types de réunions ainsi que des conseils pratiques pour une gestion optimale des réunions, afin d'éviter les pièges courants et de maximiser leur impact positif sur la productivité et la collaboration.

3 types de réunions

Les réunions peuvent revêtir différentes formes en fonction de leurs objectifs spécifiques. A chaque type de réunion, ses objectifs et ses modalités d’animation. Voici les trois principaux types de réunions et leurs modalités :

Réunion d’information

Objectifs

• Informer les participants

• Sensibiliser les participants

• Convaincre les participants

Modalités

• Communication de l'animateur vers les participants

• Rôle attendu des participants : poser des questions, réagir

• Préparation : soigner la présentation de l'information et le questionnement

Réunion de consultation

Objectifs

• Recueillir des informations, des opinions, des avis des participants.

• Faire participer les personnes présentes à la réunion.

Modalités

• Communication ascendante des participants vers l'animateur

• Clarification des règles du jeu par l'animateur

• Rôle attendu des participants : partager des infos et opinions

• Préparation : travailler les techniques d'écoute

Résolution de problème

Objectifs

• Prendre une décision collective.

• Résoudre ensemble un problème.

• Définir un plan d'action.

 Modalités 

• Communication verticale et latérale entre participants

• Animation visant à provoquer l'action

• Décision suivant une consultation ou un débat d'idées

• Rôle attendu des participants : partager leur vision, proposer des actions

• Préparation : travailler collectivement sur des arguments

Qu'il s'agisse de partager des informations cruciales, de recueillir des opinions ou de résoudre des problèmes, la manière dont une réunion est conduite peut avoir un impact significatif sur la productivité et l'engagement de l'équipe. Impact positif ou négatif…

TOP 5 des réunions inefficaces

Les réunions inefficaces sont souvent le résultat de plusieurs erreurs courantes qui entravent le déroulement productif de la réunion. Parmi ces erreurs figurent :

1. le manque de préparation, où les organisateurs ne définissent pas clairement les objectifs de la réunion ni n'établissent un ordre du jour précis, ce qui entraîne des discussions non ciblées et des pertes de temps

2. une mauvaise gestion du temps peut compromettre l'efficacité de la réunion, que ce soit en débutant en retard, en laissant des sujets non essentiels monopoliser l'attention ou en dépassant largement la durée prévue

3. une mauvaise dynamique de groupe, où certains participants monopolisent la parole tandis que d'autres restent silencieux, ou lorsque les discussions dérivent vers des sujets non pertinents

4. une fin abrupte, sans récapituler les décisions prises, sans attribuer de responsabilités spécifiques pour le suivi, et sans permettre aux participants de poser des questions ou de partager des commentaires finaux

5. un manque de suivi des décisions prises en réunion peut également conduire à une perte de confiance et à une réduction de l'engagement des participants

En évitant ces erreurs courantes et en adoptant des pratiques de conduite de réunion efficaces, vous pouvez améliorer significativement l'efficacité et la valeur de vos réunions.

Comment réussir une réunion ?

La réussite d'une réunion repose sur une planification minutieuse et une conduite adéquate. Voici quelques conseils pour garantir le succès de vos réunions :

1 _ Préparer une réunion efficacement

La préparation est la clé de beaucoup de réussites. Les réunions ne font pas exception. Alors, avant de réunir votre équipe, assurez-vous de préparer soigneusement la réunion et en particulier : 

• Évaluez la nécessité de la réunion

• Définissez le type et les objectifs de la réunion

• Établissez l'ordre du jour et la durée de chaque point

• Choisissez les méthodes et techniques appropriées

• Définissez les décideurs et les participants

• Vérifiez les aspects matériels (surtout en cas de distanciel…)
  
  

  2 _ Démarrer une réunion efficacement

Lancez la réunion sur de bonnes bases en commençant par poser le cadre de manière extrêmement claire et précise. Pour cela, adoptez la méthode TOP et détaillez le Thème, puis les Objectifs de la réunion et enfin le Plan :

• THÈME : Quel est le sujet de la réunion ? Pourquoi c’est important ?

• OBJECTIFS : Quels sont les objectifs de cette réunion ?

• PLAN : Quels sont les différents points qui seront traités ? Avec quel timing ?

N’oubliez pas non plus de définir les règles du jeu indispensable à la bonne tenue de la réunion 

Quelques exemples de règles du jeu :

- Respecter le temps alloué à chaque point de l'ordre du jour

- Éviter les interruptions et écouter attentivement les interventions des autres participants

- Limiter l'usage des appareils électroniques non liés à la réunion

- S'exprimer de manière constructive et respectueuse envers tous les participants.

- Respecter les décisions prises collectivement et s'engager à les mettre en œuvre.

- Garder la confidentialité des discussions si cela est nécessaire

- Éviter les digressions hors sujet et maintenir le focus sur les objectifs de la réunion.

Ces règles du jeu peuvent être adaptées en fonction des besoins spécifiques de chaque réunion et communiquées à tous les participants au début de celle-ci pour garantir une compréhension commune et une coopération optimale.

Enfin, obtenez l’accord des participants sur le cadre et les règles proposés avant de commencer !

Avant tout cela, n’oubliez pas le “hosting” des participants qui consiste à assurer le meilleur accueil possible à commencer par “ Bonjour…” à compléter éventuellement par du café, du thé et pourquoi pas des croissants…

3 _ Animer une réunion efficacement

Si vous ne voulez pas faire face à des participants qui font autre chose pendant votre réunion - parce qu’ils sont 75 % à déclarer faire autre chose en réunion pour passer le temps - veillez à ces différents éléments pendant la réunion :

• Donner du rythme avec des supports variés et une circulation de la parole dynamique

• Recadrer en cas de dérive : rappeler le temps, réguler les apartés, éviter les digressions

• Reformuler les points de vue

• Distribuer les rôles clés pour développer la coresponsabilité

Vous pouvez utiliser la méthode des Rôles délégués pour structurer l’animation de la réunion et ne pas porter tous les rôles, ce qui est la plupart du temps impossible :

- Leader, centré sur le sens

- Animateur, centré sur le contenu

- Meta, centré sur le processus

- Gardien du temps, centré sur le rythme

- Pousse décision, centré sur l’efficacité

• Et, faire une pause après 1h30 maximum

4 _ Clore une réunion efficacement

Terminez la réunion de manière efficace nécessite de prévoir le temps pour cela et de ne pas dépasser le temps prévu sans en faire la conclusion… Pour finir efficacement une réunion, il convient de :

• Rappeler les objectifs en vérifiant leur atteinte

• Valoriser les résultats obtenus et remercier les participants

• Valider les points marquants de la réunion

• S’assurer de l'engagement sur le plan d'actions (qui / quoi / quand / comment)

Si vous avez lu jusque là c’est que vous voulez vraiment améliorer votre conduite de réunions. Alors, suivez ce dernier conseil !

Après avoir mené une réunion, vous pouvez évaluer son efficacité pour identifier les points forts et les axes d'amélioration. Pour cette évaluation, utilisez la méthode R.O.T.I. (Return on Time Invested). Cela consiste à solliciter les participants pour obtenir leur évaluation immédiate de la réunion. Ils sont invités à attribuer une note de 1 à 5 en fonction de leur perception de la valeur ajoutée de la réunion par rapport au temps investi.

Quelle est votre évaluation à chaud sur l’atelier ?

1 – C'était inutile, je n’ai rien appris

2 – Utile, mais ça ne valait pas à 100% le temps passé

3 – Moyen, je n’ai pas perdu mon temps mais sans plus

4 – J'ai gagné plus que le temps que j’y ai passé

5 – Ça valait bien plus que le temps passé

Dans cet article, nous avons exploré en détail les différents types de réunions ainsi que des conseils pratiques pour les rendre plus efficaces. Maintenant, il est temps de passer à l'action.

En évitant les pièges courants et en appliquant les meilleures pratiques, vous pourrez les transformer en des moments de véritable collaboration et de prise de décision éclairée. La clé du succès réside dans une préparation minutieuse, une conduite maîtrisée et une évaluation constante de l'efficacité.

En suivant ces principes, vous pourrez non seulement améliorer la productivité et la collaboration au sein de votre équipe, mais aussi le plaisir à être ensemble !

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